WhatsApp Business: guía para para empresas

Sara Pascual 25 abril 2023

Como todo en la vida, las formas de negocio están cambiando y surgen nuevas plataformas para acercarte a los clientes. No conocerlas ni saber utilizarlas puede ser un atraso para tu empresa y una pérdida de nuevas oportunidades. En el artículo de hoy traemos una guía completa para saber utilizar WhatsApp Business, la aplicación que ya han implementado muchas empresas en sus métodos de comunicación. Quédate para poder marcar la diferencia.

¿Qué es y para qué sirve WhatsApp Business?

Como su nombre indica, WhatsApp Business es una variante de la aplicación de mensajería WhatsApp. Fue creada en 2009 por Brian Acton y Jan Koum, antiguos empleados de Yahoo! y está diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas. Facilita la interacción y asistencia con los clientes, pudiendo ordenar y responder los mensajes de una manera más rápida e incluso de manera automatizada. Es compatible con Android e iOS y se puede obtener de forma gratuita.

La aplicación permite que las empresas puedan interactuar de una manera más sencilla con sus clientes. Se trata de un servicio muy práctico para los usuarios ya que es un canal para acceder a la información que necesitan de una manera rápida y práctica.

Logo Whatsapp Business

¿Cómo instalar WhatsApp Business?

Existen dos formas de poder acceder a la aplicación: a través del teléfono móvil o a través del ordenador.

Descargar WhatsApp Business en el teléfono

Antes de descargar la aplicación, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Si ya tienes una cuenta de WhatsApp Messenger, puedes tranferir tu cuenta, incluidos el historial de chats y los archivos multimedia.
  • Si decides dejar de utilizar WhatsApp Business, el historial de chats no podrá volver a transferirse a WhatsApp Messenger.
  • Se pueden usar las apps WhatsApp Business y WhatsApp Messenger de forma simultánea, siempre y cuando las cuentas estén registradas con números de teléfonos diferentes. No es posible utilizar un solo número de teléfono para las dos aplicaciones al mismo tiempo.

Sabiendo esto, los pasos para descargar son los siguientes:

  1. Ve a la tienda de aplicaciones de tu dispositivo (Google Play Store o App Store) y busca WhatsApp Business.
  1. Verifica el número de teléfono de tu empresa.
  2. Si lo deseas, puedes restaurar tu cuenta desde una copia de seguridad.
  3. Introduce el nombre de tu empresa.
  4. Configura tu perfil en el Menú principal > Ajustes

WhatsApp Business en el ordenador

1. Para empezar, abre el navegador de tu ordenador y dirígete a WhatsApp Web.

2. Abre la aplicación de WhatsApp Business en tu teléfono móvil.

3. Ve a Configuración.

4. Selecciona la opción ‘Dispositivos vinculados’ y pulsa ‘Vincular un dispositivo’

5. Se activará un escáner visual con el que tienes que apuntar al código QR que debe aparecer en la pantalla de tu ordenador.

6. Finalmente, se abrirá la versión de WhatsApp Business Web en tu PC.

Proceso de cambio de WhatsApp Messenger a WhatsApp Business

Como ya hemos adelantado, WhatsApp Messenger y WhatsApp Business son aplicaciones diferentes y no se puede utilizar el mismo número de teléfono de forma simultánea. La solución es pasarte de una a la otra.

Transferir la información de tu cuenta de WhatsApp Messenger a la aplicación es simple:

Con teléfono Android

  1. Te recomendamos que crees una copia de seguridad de tu cuenta.
  2. Actualiza WhatsApp Messenger y descarga la app WhatsApp Business.
  3. Abre la aplicación y lee las Condiciones del servicio de aplicación WhatsApp Business. Seguidamente pulsa Aceptar y Continuar.
  4. La aplicación WhatsApp Business identificará el número que estás usando en WhatsApp Messenger. Para continuar, pulsa la opción con tu número de empresa.
    • Si el número no es el correcto, pulsa Usar un número diferente y continúa con el proceso de verificación normal.
  5. Pulsa Continuar > Permitir para que la app pueda acceder a tu historial de chats y archivos multimedia.
  6. Recibirás un SMS con un código de 6 dígitos que deberás ingresar para verificar tu número.
  7. Crea tu perfil de empresa y pulsa Listo.
    • Una vez que tu cuenta esté activa, podrás continuar con la edición de tu perfil de empresa

Con teléfono iPhone

  1. Te recomendamos que crees una copia de seguridad de tu cuenta.
  2. Actualiza WhatsApp Messenger y descarga la app WhatsApp Business.
  3. Abre la aplicación y lee las Condiciones del servicio de aplicación WhatsApp Business. Seguidamente pulsa Aceptar y continuar.
  4. La aplicación WhatsApp Business identificará el número que estás usando en WhatsApp Messenger. Para continuar, pulsa la opción con tu número de empresa.
    • Si el número no es el correcto, pulsa Usar un número diferente y continúa con el proceso de verificación normal.
  5. Recibirás un SMS con un código de 6 dígitos que deberás ingresar para verificar tu número.
    • Si tu llavero de iCloud está habilitado y verificaste el número en el mismo teléfono en otra oportunidad, no tendrás que completar este paso.
  6. Crea tu perfil de empresa y pulsa Listo.
    • Una vez que tu cuenta esté activa, podrás continuar con la edición de tu perfil de empresa.

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

Con la creación de un perfil de empresa, ayudas a los clientes a identificarte y pueden ponerse en contacto.

Conocer el funcionamiento de la aplicación es esencial para saber atraer a más consumidores. Hablar con los clientes es prácticamente igual a hacerlo con familiares o amigos, el procedimientos es el mismo: recibes la notificación y puedes ver las conversaciones en la lista de tus chats. Además, las posibilidad de interactuar son las mismas, puedes enviar documentos, imágenes, audios… Sin embargo, ofrece una serie de recursos y herramientas que la diferencian del restos de plataformas:

Perfil de empresa

  • Ve a la Configuración de WhatsApp Business.
  • Haz clic en el nombre de la empresa e introduce la información.
  • Coloca la ubicación de la empresa, la página web y los horarios de apertura.

Catálogo de Productos

Se trata de una forma de facilitar el acceso de los clientes a la información acerca del producto y los servicios que ofrece la empresa. El catálogo debe incluir una imagen, el precio y la descripción de cada artículo y esto está disponible en el perfil empresarial de la cuenta.

Pasos para crear un catálogo de productos:

  • Ve a la Configuración de la aplicación, pulsa Herramientas para la empresa y posteriormente Catálogo.
  • Pulsa el icono + y haz clic en Añadir elemento
  • Abre la galería de tu dispositivo y puedes subir hasta 10 imágenes.
  • Escribe el nombre del producto y añade la descripción, en la que se incluya el precio, una pequeña información e incluso el enlace de compra.
  • Finaliza con Guardar.

Ocultar elementos del catálogo:

  • Ve a la Configuración de la aplicación, pulsa Herramientas para la empresa y posteriormente Catálogo.
  • Haz clic en el elemento que desees ocultar para abrir los detalles.
  • Pulsa Más opciones y después Ocultar.
  • Si quieres que se vuelva a ver el producto, solamente debes seguir el proceso a excepción del último paso, donde deberás pulsar Más opciones > Visualizar

Eliminar elementos de forma permanente:

  1. Ve a la Configuración de la aplicación, pulsa Herramientas para la empresa y posteriormente Catálogo.
  2. Mantén pulsada la imagen del producto que quieras eliminar.
  3. A continuación, haz clic en Eliminar.

Etiquetas

Las etiquetas sirven para identificar un contacto y tenerlo más ordenado dentro de tu lista de WhatsApp Business. Para ello debes ir al Menú Principal, seleccionar Etiquetas y luego + para poder crear tus propias etiquetas.

Algunas de las etiquetas más comunes son clasificaciones como nuevos, antiguos, pendientes de pago

Algunos ejemplos de etiquetas para su uso en marketing podrían ser estos: Lead, Prospecto, Cliente, Ex cliente.

Listas de difusión

Esta característica se puede encontrar también en la versión de WhatsApp Messenger y facilita la comunicación entre la empresa y el cliente. Se trata de una forma de comunicación colectiva en la que en vez de enviar un mensaje de manera individual, puedes transmitirlo a un gran número de contactos.

  • Ve al Menú Principal.
  • Selecciona la opción Nueva Difusión.
  • Selecciona los contactos a los que deseas enviar mensajes.
  • Finalmente envíalos.

Debes saber que las listas de difusión sólo funcionan con los clientes que han guardado en su lista de contactos el número de tu empresa.

Automatización de mensajes

Esta opción es una de las más buscadas a la hora de utilizar WhatsApp Business y es que el envío de mensajes automáticos es una buena opción cuando no te encuentras disponible. Se puede programar para diferentes situaciones, como dar un saludo, responder a las preguntas más frecuentes o avisar de una ausencia.

Configurar un mensaje de bienvenida:

  • Ve a la Configuración y haz clic en Herramientas para la empresa.
  • Selecciona Mensaje de bienvenida.
  • Activa la opción de Enviar mensaje de bienvenida para que este se envíe automáticamente.
  • En al casilla, escribe el texto que quieras que reciban tus clientes cuando se pongan en contacto con tu empresa.

Mensaje de ausencia:

  • Ve a la Configuración y haz clic en Herramientas para la empresa.
  • Selecciona Mensaje de ausencia.
  • Activa la opción Enviar mensaje de ausencia y en Mensaje escribe el texto que desees.
  • En Horario puedes definir los momentos a los que quieres que se envíe el mensaje.

Respuestas rápidas:

  • Haz clic en Respuestas rápidas y luego en + para añadir el texto.
  • Ve a la Configuración y haz clic en Herramientas para la empresa.
  • En Mensaje introduce el texto que deseas.
  • Selecciona Atajo para crear el comando de teclado para tu respuesta rápida.

Estadísticas

Esta opción te ayudará a saber cómo es el rendimiento de los mensajes que envías a tus clientes. Para acceder a esos datos:

  • Ve a Configuración y Herramientas para la empresa.
  • Selecciona Más Opciones y Estadísticas.
  • Comprueba la información que se muestra:
    • Mensajes enviados.
    • Mensajes entregados.
    • Mensajes leídos.
    • Mensajes recibidos.
  • Comprueba estos datos de una manera regular para ver si los mensajes llegan realmente a tus clientes.

Consejos para utilizar WhatsApp Business

Utiliza todas las herramientas a tu alcance

Cualquier opción es buena a la hora de vender el producto y la aplicación ofrece recursos para ello. En el anterior apartado te hemos explicado algunas de ellas, ponerlas en marcha es muy sencillo y puede serte de gran ayuda para impulsar tu negocio.

Actualiza constantemente los datos de tu empresa

El objetivo de WhatsApp Business es optimizar la comunicación de tu empresa con los clientes, por lo que mantener actualizados los datos de tu empresa es tarea tuya en una mayor transparencia. Hablamos de la dirección, el nombre, la página web, el catálogo o el horario de apertura.

No seas invasivo

Un envío excesivo de mensajes puede considerarse como spam, por lo que te recomendamos hacer un uso prudente de ellos. Además, el cliente puede sentirse incómodo y llegar a bloquear tu número de teléfono y, dependiendo de la frecuencia con la que lo hagan, tu cuenta puede acabar siendo suspendida.

Expande tus fronteras

Esta herramienta te ofrece la posibilidad de comunicarte de manera rápida con tus clientes, pudiendo estar estos en cualquier parte del mundo. Además puede ayudarte a llamar la atención de otros consumidores de manera directa.

Mejora tu imagen de marca

A través de todas las herramientas que te hemos mostrado, crear una buena imagen de marca es imprescindible. Una imagen profesional y la descripción en tu perfil, será lo primero que vean los consumidores, por lo que una buena fachada es importante a la hora de atraer nuevos clientes.

Revisa las políticas de WhatsApp

Leer bien las políticas de privacidad, las condiciones del servicio e incluso la información sobre los derechos de imagen es una práctica poco común pero que es de gran ayuda para conocer el funcionamiento de WhatsApp Business.

Consejos para una buena redacción

Hay que tener cuidado a la hora de redactar los mensajes que envíes a tus clientes, un simple descuido puede arruinar tu negocio al completo y es por ello que hay que tener en cuenta que estamos ante un canal de atención al cliente.

  • Adecúa el tono según según el enfoque que quieras ofrecer. Las conversaciones por WhatsApp generalmente presentan un tono desenfadado, informal. Sin embargo, desde tu empresa debéis decidir qué tono queréis ofrecer a vuestros clientes.
  • Escribe correctamente. No ser formal, no implica escribir con errores. Un fallo puede ser percibido como falta de profesionalidad.
  • Lee los mensajes en voz alta y varias veces. Hay veces que pensamos que lo que hemos escrito está correctamente y con coherencia, sin embargo, cuando lo releemos nos damos cuenta que no es así y algunas expresiones dan lugar a cacofonías.
  • Utiliza los formatos. El uso de negritas y cursivas ayuda a leer el texto de una manera más fluida, además del uso de emojis, stickers y gifs.
  • Confía en una agencia de redes sociales que te ayuda a configurar la plataforma de manera profesional e, incluso, te cree una guía de uso para todos los empleados. Así, siempre tendrás un manual a mano con los mensajes y tono protocolarizados.

Quedarse estancado en los métodos convencionales de comunicación no es una buena opción para tu negocio. Renovarse nunca viene mal y saber sacar partido de las nuevas plataformas es muy importante en la era de las nuevas tecnologías. Arriésgate y seguro que acabas ganando.

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