Mejora tu comunicación interna con estas herramientas

Lucía Lorenzo 24 octubre 2022

Ya hemos hablado en varias ocasiones de un hábito muy peligroso en el ámbito empresarial: descuidar la comunicación interna.

Y es que es habitual que las empresas planifiquen y cuiden hasta el último detalle de su comunicación externa. Que elaboren campañas publicitarias, copys para redes sociales, colaboraciones con influencers… Y que, al mismo tiempo, el flujo de comunicativo dentro de la propia empresa sea un completo desastre.

Seamos sinceros, es imposible sacarle el máximo partido a la comunicación externa si su contraparte interna no funciona bien. No importa si tu empresa cuenta con un departamento de comunicación propio o si has dejado la comunicación en manos de una consultoría de comunicación externa a la empresa. Los comunicadores no somos magos y no podemos difundir aquello que no nos llega con claridad.

Para que el público comprenda quién es y qué le ofrece tu empresa, tu equipo debe tenerlo claro primero. Por suerte, a día de hoy las empresas disponen de multitud de herramientas que pueden mejorar la comunicación interna.

Herramientas que pueden impulsar la comunicación interna de tu empresa

  • Manual de bienvenida

En una situación ideal, el manual de bienvenida es el primer contacto que tienen los nuevos empleados con la comunicación interna de la empresa.

Se trata de un documento que provee a las nuevas incorporaciones con información útil sobre la organización: incluye la historia, la misión, la visión y los valores, pero también el objetivo, la forma de funcionar de la compañía y toda la información que el empleado necesita para desarrollar su trabajo correctamente.

Un manual de bienvenida bien hecho sirve para orientar al trabajador en sus primeros días en la empresa y contribuye a que este se integre de manera rápida y sin problemas.

  • Intranet o portal del empleado

Ya hemos hablado en otras ocasiones de las ventajas que supone tener un portal del empleado optimizado y actualizado. Sin embargo, para los despistados, volveremos a explicar por qué es imprescindible contar con una intranet, especialmente en las empresas de mayor tamaño.

La intranet es una red privada a través de la cual se transmite información a la que solo tienen acceso los miembros de una compañía. Sirve para compartir información sobre proyectos y noticias sobre la empresa y para difundir los eventos más improtantes.

Además, se ha demostrado que esta herramienta puede aumentar notablemente la productividad; si toda la información útil está alojada en la intranet, el tiempo de búsqueda se reduce y aumenta el tiempo dedicado a las tareas más útiles.

Por último, también ayuda a fortalecer los equipos. Es normal que en el día a día solo nos relacionemos con aquellos compañeros con los que compartimos proyectos. Pero si utilizamos la intranet como medio de difusión de los proyectos de los diversos equipos, todo el mundo podrá saber lo que ocurre en cada momento en la empresa y aumentará la sensación de pertenencia.

  • Tablón de anuncios

Es la versión analógica de la intranet. Es decir, es un espacio en el que se difunde información relevante para los empleados in situ.

Su principal ventaja es que, al estar situado en el lugar de trabajo, los empleados tienen acceso a la información con tan solo un vistazo. La desventaja respecto a la intranet es que la información no llega a todos aquellos empleados que realicen sus labores de forma deslocalizada.

comunicación interna
  • Correos electrónicos y mensajes de la dirección

Se trata de herramientas con las que se asegura la transmisión rápida y eficiente de la información. Al contrario de lo que sucede con la intranet, el correo electrónico nos asegura que todo el mundo recibirá el mensaje enviado.

No obstante, si queremos que esto siga siendo así, lo mejor es utilizarlos solo para transmitir asuntos importantes o urgentes. Si se comienza a utilizar como medio de comunicación por defecto corremos el riesgo de saturar a los empleados y, de esta manera, quizás dejen de prestar atención al correo electrónico, porque intuyen que lo que reciben no es importante.

  • Cartas

Se trata de un medio de comunicación interno adecuado para difundir mensajes personalizados e importantes, como un toque de atención, un ascenso…

En este caso es incluso más importante que tan solo se utilicen para comunicar información importante.

  • Reuniones y videoconferencias

Son encuentros en las que se discuten temas importantes para la empresa y se promueve la participación de los empleados. Sirven para coordinar las actuaciones de todos los miembros, para marcar objetivos comunes y para aclarar los temas más importantes.

Sirven para ponerse al día y posibilitan el sentimiento de unión entre los trabajadores. Además, si se realizan con mesura, transmiten la sensación de importancia.

No obstante, estudios recientes han revelado que abusar de las reuniones puede reducir la productividad de los trabajadores. Además, puede aumentar el estrés y reducir la autonomía y la confianza de los trabajadores, que tendrán la sensación de estar siendo monitorizados constantemente.

  • Buzón de sugerencias

Este elemento es el gran olvidado de la comunicación interna y, sin embargo, puede marcar la diferencia entre una empresa que funciona bien y otra que podría mejorar.

Se trata de una herramienta que fomenta la comunicación ascendente, de los empleados hacia los superiores. Por eso, es imprescindible para comprender qué partes del día a día funcionan y cuáles podrían mejorarse.

Para sacarle el máximo partido no basta con instalar el buzón y olvidarse de él. Es necesario revisarlo de manera habitual, estudiar las propuestas en profundidad y analizar cuáles de ellas podrían ser beneficiosas para la empresa.

En Tilde Comunicación llevamos dos décadas navegando por internet. A lo largo de este tiempo, hemos ayudado a numerosas empresas a mejorar su comunicación y a conseguir que su día a día sea más productivo.

Si tú también quieres contar con los servicios de una agencia de comunicación en Valladolid para tu empresa, no dudes en contactar con nosotros.

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