💻 La intranet: ¿Qué es y para qué sirve?
La comunicación interna es uno de los pilares sobre los que se asienta el flujo informativo de la empresa. Cuando hablamos de comunicación interna todo el mundo piensa en informes y reuniones. Sin embargo, hay un elemento que gana importancia dentro de la comunicación empresarial: la intranet.
Con la descentralización de los equipos de trabajo, los nuevos modelos híbridos de oficinas y el teletrabajo, los responsables de las empresas son cada vez más conscientes de que mantener informados a los empleados es tan importante como comunicarse con clientes y proveedores.
Pero, para que esa red funcione correctamente, es imprescindible que existan canales por donde fluya la comunicación entre empleados, entre directivos, de empleados a directivos, y viceversa.
¿Qué es una intranet?
Como su propio nombre indica, la intranet es la red de comunicación interna de una empresa. Se trata de una plataforma -normalmente digital- donde los miembros de la compañía pueden encontrar contenidos de valor. Una especie de internet privado donde los únicos usuarios son los miembros de la propia empresa.
Es decir, la intranet es un canal privado que sirve como base para la comunicación interna y al que solo se puede acceder a través de una contraseña privada. No es información que esté abierta al público.
En ella se comparten documentos de trabajo, programas informáticos, guías de actuación, novedades empresariales… En definitiva, todos los recursos que es pertinente que las diferentes partes de la empresa conozcan y utilicen en su día a día.
¿Para qué sirve la intranet?
La principal función de la intranet es asegurar que existe la transparencia dentro de la empresa. A través de este canal la empresa tiene la oportunidad de compartir sus valores, su misión, su visión y sus objetivos con todas las personas que forman parte de la misma.
Además, contar con una intranet puede mejorar notablemente la productividad de los empleados. Y es que, según señalan un estudio publicado por la compañía TechZone360, en Reino Unido y Estados Unidos los empleados pueden realizar una búsqueda ocho veces hasta dar con la información adecuada.
Por otro lado, datos de la consultora McKinsey & Company apuntan a que los trabajadores invierten de media 1,8 horas al día (más de nueve horas a la semana) buscando información. «Dicho de otra manera, es como si las empresas contrataran a cinco empleados, pero solo se presentasen cuatro a trabajar. El quinto estaría buscando información, pero no generaría ningún valor», explica la compañía.
En este contexto, la intranet sirve para centralizar toda la información de valor requerida por los trabajadores. De esta manera el tiempo dedicado a buscar información se reduce notablemente, mientras que la productividad aumenta.
Además, facilita la identificación de los trabajadores con la filosofía de la empresa ¿Cómo? Otorgándoles un espacio en la que poder compartir sus percepciones y sus dudas y asegurándoles que estas llegan hasta los responsables de la compañía.
¿Qué beneficios aporta a una empresa?
1. Supone un aumento de los beneficios.
Como ya hemos explicado, el hecho de centralizar la información en la intranet permite a las empresas ahorrar tiempo. Esto, a su vez, reduce la pérdida de dinero. De hecho, un informe de la compañía tecnológica Looken reveló que en Europa «la búsqueda de información relevante hace que las empresas pierdan, a lo largo del año, unos 13.000 euros por empleado». Por lo que es lógico pensar que, al reducir el tiempo de búsqueda, aumentarán los beneficios.
2. Permite una comunicación más eficiente.
Utilizar la intranet no es la única forma de compartir información con el equipo, pero sí una de las más eficientes. Y es que, recientemente, los investigadores del Instituto Tecnológico de Massachusetts descubrieron que las reuniones pueden afectar gravemente a la productividad de los empleados. Afortunadamente, informar de las novedades pertinentes a través de la intranet es rápido y cómodo. Y, además, te permite llegar al mismo tiempo a todos los miembros de la empresa.
3. Protege los datos de la empresa.
En la nube la información está expuesta a atacantes externos, que pueden hacerse con el control de informaciones sensibles relativas a la empresa. Sin embargo, una intranet correctamente encriptada, con control de acceso, protegida con cortafuegos y con doble autentificación debería ser un entorno seguro para los datos de tu compañía. Por supuesto, no debes olvidarte de realizar copias de seguridad periódicas y de recordarles a tus empleados que cambien las contraseñas cada cierto tiempo.
La ciberseguridad manda.
4. Mejora la percepción que los empleados tienen de la empresa.
Es imprescindible que tus empleados se sientan a gusto en la empresa si quieres que esta funcione correctamente. En este sentido, contar con una intranet reducirá notablemente su incertidumbre, pues les permitirá consultar toda la información necesaria para desempeñar correctamente sus funciones.
5. Permite una mayor transparencia.
Son muchas las empresas que tienen implementada en su intranet una sección de noticias donde los trabajadores pueden consultar las últimas novedades. Gracias a esta función se reduce la aparición de rumores y se proyecta una imagen de transparencia hacia el interior de la empresa que, sin duda, los trabajadores sabrán valorar.
¿Cuáles son los contenidos imprescindibles de una intranet?
Antes de empezar a volcar contenidos, conviene tener en cuenta que la intranet debería ser intuitiva, rápida y fácil de usar. Además, es recomendable que tenga un diseño agradable. Si tu intranet cumple con todos estos requisitos será más probable que tus empleados estén dispuestos a usarla.
Una vez funcione correctamente y cuente con un diseño acorde con la identidad corporativa de la empresa, podemos pasar a los contenidos. Nosotros creemos que es imprescindible que cuente con:
- Un directorio de empleados donde consten datos de contacto, puesto, equipo, a quién reporta, etc. Es importante que incluya fotografía especialmente si se trata de compañías grandes o descentralizadas.
- Plataforma de formación. Cursos y tutoriales que ayuden a mejorar el know how de los equipos. Podemos colgar formaciones específicas o integrarnos con una plataforma externa de cursos online, a los que tengan acceso los empleados.
- Deporte. Cada vez es más normal que dentro de las empresas se creen grupos de deporte que compiten en sus horas lúdicas. Fútbol, pádel, running, triatlón… La intranet es el mejor escenario para coordinar a esos grupos e invitar a otros compañeros a que se unan a dichos retos deportivos. De esa manera potenciamos el compañerismo y buenas prácticas saludables.
- Bienestar. Divulgación de contenidos y acciones para mejorar el bienestar de los empleados. Puede ser desde videos a incluso clases o descuentos para centros deportivos.
- Recruiting. La intranet nos permite divulgar vacantes así como promocionar a los propios empleados a mejores puestos de trabajo dentro de la compañía.
- PRL. Todo lo referido a Prevención de Riesgos Laborales. Desde manuales a guías de uso, recomendaciones, materiales, carteles, videos, etc.
- Un apartado de noticias. Con la actualidad de la empresa, entrevistas, hitos, eventos a los que se acuden y todo tipo de contenidos que aporten valor a las distintas áreas.
- Un archivo documental que permita a los usuarios consultar los documentos de uso común. Aquí entrarían manuales, políticas de la compañía, procedimientos, compliance, descargables, etc.
- FAQs. Espacio con respuestas a las dudas más comunes en la gestión de personas.
- Agenda o calendario donde aparezcan eventos, días festivos, cumpleaños…
- Contenido de valor: entrevistas a responsables de proyectos, guías de buenas prácticas en la empresa, tutoriales, herramientas para gestionar diferentes tipos de proyectos…
Aunque implementar una intranet puede parecer una tarea titánica, te aseguramos que sus beneficios son infinitos.
En Tilde Comunicación contamos con experiencia en la utilización de intranets de clientes. Por eso estamos seguros de que podemos ayudarte a elaborar contenidos de valor para tu intranet. Si quieres saber más pídenos un presupuesto ¡Y te asesoramos!