📝​ Guía de comunicación interna para principiantes

admin 14 junio 2022

La comunicación interna es una parte fundamental de la comunicación organizacional. Cuando hablamos de este tipo de comunicación nos referimos al flujo informativo que se da entre los distintos componentes de una empresa.

En otras palabras, es la parte de la comunicación que engloba todas las interacciones que tienen lugar dentro de una compañía. Puede ir de directivos a empleados, de empleados a directivos, de empleados a empleados o de directivos a directivos. En definitiva, puede ser tanto comunicación vertical como comunicación horizontal.

Por lo tanto, podemos afirmar que es uno de los pilares sobre los que se sustentan las actividades empresariales. Tan importante es comunicarse con los clientes externos como con los clientes internos: los empleados.

Checklist para mejorar la comunicación interna de tu empresa

Hablar de la importancia de la comunicación interna es fácil. Sin embargo, lograr que esta funcione correctamente no siempre es tarea fácil, especialmente si no cuentas con los elementos necesarios. Por eso te traemos un checklist de elementos que te permitirán sacarle el máximo partido a la comunicación dentro de la empresa:

1. Calendario de contenidos para organizar la comunicación interna

No es posible poner en marcha una comunicación interna eficiente sin una buena planificación previa. Elaborar un calendario de contenidos es una de las formas más útiles y visuales de organizar los contenidos a corto y medio plazo.

Utilizar un calendario de contenidos te permitirá:

  • Organizar de manera equitativa las jornadas de trabajo.
  • Preparar los contenidos comunicativos con antelación.
  • Diseñar un plan de comunicación efectivo.
  • Compartir la planificación con otros miembros del equipo.
  • Hacer frente a imprevistos de último minuto.

No es necesario contratar aplicaciones específicas para organizar un calendario de contenidos. Basta con utilizar, por ejemplo, un documento de Excel compartido.

Y como organizar los contenidos propios de la comunicación interna no siempre es sencillo, vamos a proponerte un método que puede ayudarte a planificarte. Se trata del método CCEVV. Sus siglas corresponden a Cifras, Clientes, Empleo, Vigilancia y Victoria y consiste en dedicar un día de la semana a cada uno de estos elementos de manera que:

  • Los lunes se compartan cifras y resultados.
  • Los martes se compartan opiniones, historias, sugerencias y felicitaciones de clientes.
  • Los miércoles se compartan ofertas de empleo.
  • Los jueves sean días de vigilancia, es decir, de prestar atención a las informaciones externas y compartir con el equipo todo aquello que pueda afectar a la empresa.
  • Los viernes se compartan y celebren las victorias del equipo.
herramientas comunicación interna

2. Herramientas para programar

Una vez tengas bien estructurada la planificación de los contenidos internos, el hecho de tener una herramienta que te permita programarlos puede ser de gran utilidad.

Con una herramienta de estas características, como hootsuite, podrás introducir los mensajes en su correspondiente canal y posponer su publicación hasta determinado día y hora. Además, te permiten hacer modificaciones en caso de que fuera necesario.

Y, quizás una de las características más importantes, te permiten unificar el acceso a varias plataformas a través de un solo canal. De esta manera, si tienes que duplicar un mismo contenido en varias redes, no tendrás que preocuparte por acceder a cada una de esas redes.

3. Comunicación interpersonal: la importancia de la bidireccionalidad

De manera errónea, muchas personas creen que la comunicación interna hace referencia tan solo al conjunto de informaciones que descienden de la dirección a los empleados. Se olvidan, claro, de que la bidireccionalidad es inherente a la comunicación.

Por lo tanto, para que la comunicación interna funcione como es debido, todos los actores deben estar dispuestos tanto a hablar como a escuchar. La escucha activa lleva implícitos comportamientos como:

  • Entender lo que dicen los demás.
  • Emitir opiniones al respecto.
  • Repetir algunos de los conceptos que han salido en la conversación, para que la otra persona sea consciente de que le estás escuchando.
  • Respetar el turno de palabra y no interrumpir.
  • Dar respuesta a las preguntas que puedan realizarte.

4. Los pilares de la comunicación interna: claridad, confianza y transparencia

La claridad, la confianza y la transparencia son algunos de los pilares de la comunicación interna. Además, son tres conceptos que van unidos entre sí: si uno de los tres falla, los otros dos peligran.

Por eso, para que la confianza sea mutua, la comunicación debe ser clara y transparente. Para que sea clara no solo tiene que ser comprensible, sino que además tiene que ser verídica. Es tan importante el grado de sinceridad que pone el emisor al transmitir el mensaje como el grado de entendimiento que demuestra la persona que lo decide.

Por otro lado, la transparencia hace referencia a lo abierta que está la empresa a comunicar a sus empleados todo aquello que les incumbe. En resumidas cuentas, para que haya transparencia es necesario desterrar la mentira y la ocultación de las estrategias comunicativas de la empresa, porque solo así podrás mantener la confianza de tus empleados.

Casos de éxito: empresas que triunfaron con su comunicación interna

  • La batalla de AirBus contra el absentismo laboral

La compañía AirBus dedica su día a día al diseño, la fabricación y la venta de aviones. Ha logrado conquistar el espacio aéreo y posicionarse como el fabricante de aeronaves más importante del mundo. Y, sin embargo, una de sus mayores batallas ha sido contra el absentismo laboral.

Para hacerle frente realizó un vídeo animado en el que el equipo de la compañía aparecía realizando actividades en equipo. A lo largo del vídeo, los diferentes dibujos recordaban a los empleados por qué es importante acudir al trabajo.

  • La aplicación para empleados de Consum

Consum es una cooperativa de supermercados cuyas tiendas se extienden por todo el Levante español. Con la intención de mejorar la comunicación interna, en 2019 la compañía creó una red social para empleados llamada «Gente Consum».

La aplicación no solo permite conectar a los más de 15.000 empleados de la red de supermercados. Además, sirve para consultar nóminas, compartir conocimientos, revisar contratos, realizar encuestas y hacer sugerencias.

El éxito de la iniciativa fue tal que, tan solo tres años después, el 97% de su plantilla utiliza la aplicación.

  • La intranet de MHS Homes

MHS Homes es una inmobiliaria de origen británico que puso en marcha una curiosa iniciativa para animar a sus empleados a que usasen la intranet.

Su estrategia consistió en colgar carteles en sus oficinas donde aparecían preguntas acerca de los miembros del equipo. Si los empleados querían adivinar de quién se trataba, tenían que registrarse en la intranet y buscar allí la información.

Consideramos que es un caso de éxito, además de por el ingenio demostrado, por la eficacia de la estrategia. Gracias a esta campaña, consiguieron un 85% de usuarios activos en su intranet.

  • La mudanza de Gire

En 2020 el grupo argentino Gire, que se dedica al procesamiento inteligente de información y al desarrollo de cobranzas y pagos para empresas, decidió fusionar tres de sus sedes en un mismo edificio.

Para ello, desarrollaron una campaña comunicativa con la intención de que la mudanza fuese percibida por el equipo como una experiencia positiva. Y, con el objetivo de facilitar el proceso a todos los implicados, lanzaron una serie de consejos destinados a sus empleados.

Lo hicieron en un vídeo que emulaba el estilo de las series de Netflix, con un mensaje claro y atractivo.

¿Quieres alcanzar el éxito con la comunicación interna de tu empresa? ¡Nosotros podemos ayudarte! Pídenos un presupuesto ¡y te asesoramos!

Tipos de comunicación interna

Comunicación descendente

Cuando la información fluye desde los niveles más altos de una organización hacia niveles más bajos, estamos hblando de comunicación descendente. Esta forma de comunicación se utilzia para transmitir directivos, objetivos y políticas de la empresa.

Para asegurarse de que el mensaje se haya entendido y cumplido, es esencial tener un sistema de retroalimentación, lo que permite al remitente saber si su mensaje ha llegado a su destino y ha logrado su propósito.

Las herramientas más comunes para esta comunicación son las cartas a los empleados, reuniones informativas, entrevistas, boletines de noticias internas, blogs corporativos y manuales del empleado. Esta forma de comunicación mantiene la estructura jerárquica y fomenta la eficiencia al transmitir instrucciones desde fuentes superiores.

Sin embargo, existe el riesgo de que el mensaje se distrosione a medida que pasa por diferentes niveles de organización.

Ejemplo

Imagina que, en un empresa, los jefes le cuentan a los generetes de diferentes áreas nuevas reglas o cosas que deben hacer. Puede ser algo como cambiar las horas de trabajo o el horario de la oficina. Luego, esos gerentes les cuentan a los empleados lo que deben hacer a través de mensajes o correos electrónicos.

La comunicación descendiente es como cuando el jefe da una instrucción y pasa por los gerentes hasta llegar a los empleados. Puede ser un mensaje, una carta, un aviso o un correo electrónico.

Comunicación ascendente

En este caso, la comunicación fluye desde los niveles más bajos de la jerarquía hacia los niveles más altos. Este tipo de comunicación es fundamental para la dirección, ya que necesita información sobre producción, ventas, costos financiertos, entre otros. También promueve la retroalimentación y las opiniones, permitiendo a los empleados expresar sus puntos de vista.

Las herramientas comunes para esta comunicación incluyen buzones de sugerencias, entrevistas, intranets, correos electrónicos y reuniones informales. La comunicación ascendente tiende a prosperar en organizaciones descentralizdas y participativas, donde los subordinados tienen libertad para expresarse. Sin embargo, podría haber dificultades para que los mensajes sean notados o puedan distorsionarse al subir a través de la cadena de mando.

Ejemplo

Ahora piensa en los empleados hablando con sus jefes. por ejemplo, los del departamento de Recursos Humanos, que hacen un reporte que muestra cuántas personas dejaron la empresa y por qué. Le entregan este reporte al jefe de Derechos Humanos. Esto ayuda al jefe a entender por qué la gente se va y a tomar medidas para solucionar el problema.

Comunicación horizontal

Cuando las personas o áreas de una empresa que ocupan el mismo nivel jerárquico se comunican, estamos hablando de comunicación horizontal. Suelen ser conversaciones entre colegas, y a menudo son informales y basadas en relaciones de amistad y compañerismo. Fomentar esta comunicación promueve la colaboración y el trabajo en equipo en el entorno laboral.

La comunicación horizontal minimiza malentendidos entre departamentos que trabajan en un mismo proyecto, mejorando la eficiencia y la productividad. También refuerza la motivación y satisfacción laboral al facilitar en equipo. No obstante, la alta dirección puede encontrar desafíos para controlar la calidad y el flujo de información en este tipo de comunicación.

Ejemplo

Imagina trabajar en equipo con los compañeros que están en el mismo nivel de trabajo. Compartir ideas, resolver problemas y ayudarse mutuamente en la comunicación horizontal. Puede ser en una reunión de equipo, en un mensaje o charlas informales. Es como colaborar con amigos en el trabajo para hacerlo mejor y más eficiente.

¿Hablamos?

    P.º de Belén, 9A, 47011 Valladolid
    Phone: +34628496170