Director de Relaciones Institucionales: para qué sirve y cuáles son sus funciones

Iván Herrero 23 mayo 2022

Las empresas deben conocer a la perfección el entorno que les rodea. Desde la ciudad en la que operan hasta las autoridades que gobiernan en el territorio donde actúan. Todos estos aspectos afectan a la comunicación externa. Acomodar a la empresa en el entorno y establecer relaciones con los diversos agentes externos es la labor principal del Director de Relaciones Institucionales.

Se trata de una figura de relevancia dentro de las compañías, pues ayuda a mejorar su reputación. Además, es el encargado de formalizar la relación con las autoridades y con otras empresas para establecer sinergias.

¿Qué es un Director de Relaciones Institucionales?

Antes de definir de una manera más exhaustiva qué es un Director de Relaciones Institucionales se debe recalcar que es un puesto de reciente creación. En el pasado, la propia cúpula de la empresa o, en su defecto, el departamento de comunicación se hacía responsable de establecer uniones estratégicas, independientemente de si eran con empresas, ayuntamientos u otros agentes externos.

A día de hoy, el Director de Relaciones Institucionales es la persona que se dedica a establecer y mantener vínculos con los organismos que forman parte del entorno de la empresa. El papel de este cargo directivo es diferente según el ámbito de la organización en la que estamos trabajando.

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¿Cuáles son sus funciones?

Las responsabilidades son diferentes según el ámbito en el que nos encontremos. Sin embargo, el fin siempre es el mismo: mejorar la imagen de la entidad de cara al exterior y crear acuerdos beneficiosos para la organización.

Funciones del Director de Relaciones Institucionales en las empresas privadas:

  • Depende del director del área de comunicación. Teniendo en cuenta el tamaño de la empresa, el responsable de las relaciones institucionales puede administrar un departamento de similares características, siempre subordinado al de comunicación.
  • Mantener la relación con las administraciones públicas y empresas que tengan intereses parecidos en el mismo sector.
  • Entabla acciones colaborativas con otras instituciones, tanto públicas como privadas.
  • Dirige el protocolo que se va a llevar a cabo en visitas externas a otros países, por ejemplo. Es una oportunidad para crear una imagen de marca de puertas para fuera.
  • Gestiona la creación y la asistencia a eventos de relevancia para la empresa.
  • Mantiene a la cúpula directiva informada, de manera actualizada, de las noticias que puedan afectar de alguna manera, aunque sea leve, a la empresa. Sobre todo de aquellas noticias sobre organizaciones que tienen relación con su propia entidad.

Funciones del Director de Relaciones Institucionales en los organismos públicos:

  • Su jefe directo será el director o directora del Gabinete del cargo público correspondiente.
  • A nivel externo, tiene relación con otros organismos públicos como pueden ser los ayuntamientos o las administraciones regionales.
  • Tiene también una función de enlace con actores que quieren ponerse en contacto con el organismo que representa.
  • Internamente, puede tener la misión de conectar a distintos departamentos de la organización.
  • Actúa como intermediario entre la entidad que representa y asociaciones, organizaciones o fundaciones que quieren crear acuerdos de cooperación.

Así debería ser la formación ideal de un Director de Relaciones Institucionales

Los estudios que debe tener el candidato perfecto para este cargo deben estar enfocados a la diplomacia corporativa y el conocimiento del entorno institucional que rodea a la empresa del sector.

Por lo tanto es recomendable estudiar una carrera relacionada con el marketing. Otra opción es complementar los estudios universitarios realizando un máster de este ámbito, donde se enseñen los recursos necesarios para poder desarrollar lazos entre las instituciones con las que van a tener que cooperar en el futuro.

Capacidades indispensables para el cargo

Las habilidades indispensables que tiene que reunir el Director de Relaciones Institucionales son similares a las que puede tener cualquier vendedor. La diferencia reside en que Director de Relaciones Institucionales debe elaborar un trabajo de investigación sobre el entorno de la empresa para la que trabaja. Resumiendo, estas son los principales rasgos que debe tener tu persona de confianza para estas labores:

  1. Empatía: ponerse en el lugar de la persona con la que dialogamos es una de las claves no solo del mundo de empresarial, sino en la vida. El responsable debe ser capaz de escuchar y atender las necesidades de la otra parte para crear una relación de confianza beneficiosa para ambas partes.
  2. Elaborar planes viendo más allá del «ahora»: la estrategia a definir debe ir un paso adelantado a los demás y establecer alianzas que, en un principio, el público imagina que no suponen una ventaja. Sin embargo, en un medio o largo plazo, pueden dar resultados. En cuanto al establecimiento de planes con agentes del sector público, tenemos que ser conscientes de que lo más importante es el modo y a quién vamos a emitir nuestro mensaje. El objetivo final, en este aspecto, será aportar al debate y la realización de políticas públicas.
  3. Conocimiento del sector público: debe ser plenamente consciente de qué en punto se encuentra la agenda pública de los organismos con los que se relaciona. Este nivel de conocimiento debe comprender desde el ámbito legislativo hasta el ejecutivo.
  4. Comunicación eficaz: si deseas tener impacto, la forma en la que expresas tus ideas y sensaciones es fundamental. Para ello debes tener un conocimiento sobre el funcionamiento de los medios de comunicación y lo que está pensando la sociedad. La comunicación debe ser lo más clara y sintetizada posible.
  5. Principios éticos: cualidades como la transparencia y la honestidad son bien valoradas, puesto que facilitarán el proceso de establecer vínculos fuertes. La confianza debe estar presente en todo momento y una base fuerte fortificada en hechos donde la sinceridad ha estado presente, es un excelente inicio.
  6. Evolucionar: el conocimiento del entorno, mencionado anteriormente, es esencial. Entre otras cosas porque una noticia puede provocar que nuestra empresa dé un giro de 180 grados. Las prioridades de la compañía pueden variar y por todo ello se debe reaccionar de una manera lo más rápida posible. La agilidad mental es un plus a la hora de valorar qué candidato encajará mejor en el puesto de Director de Relaciones Institucionales.

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