Comunicación interna: descubre todo lo que necesitas saber
Aunque solía ser una gran desconocida, de un tiempo a esta parte la comunicación ha empezado a cobrar importancia dentro de las empresas. Al fin y al cabo, somos conscientes de que, para vender un producto o servicio, el cliente debe tener cierta información sobre nosotros: ¿Quiénes somos? ¿Qué ofrecemos? ¿Qué nos diferencia de la competencia? ¿Por qué debe elegirnos?
Al responder a estas preguntas estaremos construyendo nuestra comunicación externa poco a poco. Y, aunque la comunicación externa es ciertamente muy importante, algunas empresas cometen un error al considerar que cuidar la comunicación tan solo consiste en transmitir nuestros mensajes al público, olvidándose así de la comunicación interna.
Otro error muy común es pensar que solo las grandes entidades necesitan prestarle atención a la comunicación interna. En realidad, cualquier empresa debería preocuparse por mejorar la comunicación entre los empleadores y los empleados. Al fin y al cabo, de ella depende el rendimiento y los resultados que se obtengan.
La comunicación interna es el conjunto de interacciones que tienen lugar dentro de una empresa. Por lo tanto, no hablamos solo de comunicación descendente, de los directivos a los empleados, sino también de comunicación ascendente, del feedback que la empresa recibe de sus trabajadores.
Lejos de ser considerados meros peones, en la actualidad los trabajadores se han convertido en una pieza fundamental de las empresas. La actitud del trabajador, su grado de motivación, su postura respecto a los valores de la empresa y su desempeño son factores importantes que influirán en el resultado final de la empresa, es decir, en la calidad de sus productos o sus servicios.
Si queremos ejercer un control real sobre nuestros empleados, entonces tenemos que empezar a comunicarnos con ellos. Del mismo modo que ellos deben tener claro qué es lo que espera la empresa de su actividad, la empresa debe ser consciente de cuáles son los deseos de sus empleados.
¿Por qué es tan importante la comunicación dentro de la empresa?
Podríamos decir que la comunicación interna es una de las bases sobre las que se cimenta una empresa; es el líquido que hace que los engranajes giren correctamente, permitiendo que todo funcione. En manos de los empresarios, es un arma que les da control sobre el desempeño de los empleados y los resultados de la empresa.
Cuidando la comunicación interna logramos:
- Mantener a los empleados motivados y retener el talento
Por un lado, nos permite transmitir a los empleados los valores de la empresa. Este es un paso importantísimo para que puedan sentirse identificados con los objetivos corporativos y para minimizar el riesgo de que abandonen sus puestos de trabajo. De este modo podremos asegurarnos de que los individuos más capacitados se quedan en nuestro equipo y no se pasan a las filas de la competencia.
Por otro lado, la comunicación interna hace que los trabajadores se sientan seguros ante los cambios. Solo con una buena comunicación descendente podrás hacerles saber cuál es la estrategia que planea seguir la empresa, cuáles son las metas que se pretenden alcanzar, cuál es su papel dentro de la empresa y qué es lo que se espera de ellos. Una empresa capaz de dar respuesta a las preguntas de sus empleados es una empresa a prueba de incertidumbre.
- Evitar los rumores
Cuando las empresas se enfrentan a cambios, ya sea en el modelo de negocio, en la plantilla, en el accionariado o en cualquier otro ámbito, tienen dos opciones: hablar con sus empleados o permitir que surjan los rumores.
Los rumores hablan muy mal de un negocio, porque son síntoma de falta de transparencia. Pero no solo eso. También pueden dar lugar a mal ambiente en la oficina y provocar riñas, malas contestaciones, estrés, falta de motivación y hasta problemas más graves, como depresión o acoso.
Por eso es imprescindible informar a los empleados de cualquier cambio que vaya a producirse en la empresa y de las consecuencias que va a tener.
- Evitar las crisis
Como ya hemos dicho antes, es imposible que una empresa funcione bien si no hay comunicación. Si los empleados se sienten parte del entramado empresarial y sienten que sus opiniones son escuchadas, perderán el miedo a preguntar y a expresar aquello que les crea incertidumbre.
Muchas veces las empresas se enfrentan a crisis que podrían haberse evitado si alguien hubiese señalado el origen del problema a tiempo. Sin embargo, cuando una empresa no fomenta la comunicación es poco probable que los empleados se sientan preparados para señalar los problemas, pues creerán que pueden meterse en problemas si hacen ver que algo va mal.
Cuando la crisis ya es inevitable, la comunicación interna tiene el poder de minimizar sus efectos, pues los empleados tendrán claro cómo actuar y qué objetivos tienen que conseguir.
- Fomentar el trabajo en equipo y mejorar el clima laboral
Si los empleados intuyen que la comunicación es una parte importante de la empresa y que los empleadores fomentan el intercambio de opiniones, se sentirán libres para compartir su experiencia con sus compañeros y para pedir ayuda cuando la necesitan.
De este modo, les resultará mucho más fácil trabajar en equipo cuando sea necesario. Además, se sentirán más motivados para acudir al trabajo, pues la creación de lazos emocionales con los compañeros hará que se sientan a gusto en la empresa.
- Resolver problemas mucho más rápido
Da igual lo mucho que cuidemos todo lo que ocurre dentro de la empresa, lo más seguro es que sigamos enfrentándonos a problemas de vez en cuando. Al fin y al cabo, los problemas pueden surgir también del exterior: de los clientes, de los proveedores, de la competencia…
Sin embargo, fomentando la comunicación posibilitaremos que los empleados sean capaces de resolver los problemas con más rapidez ¿Por qué? Pues bien, por varios motivos. En primer lugar, porque no tendrán miedo de preguntar ni de pedir ayuda. También porque al contar con toda la información necesaria podrán reaccionar mejor y más rápido. Y, además, porque al sentirse valorados se sentirán libres de aportar ideas para resolver los problemas.
5 trucos para optimizar la comunicación interna de tu empresa
- Crea un plan de bienvenida
El plan de bienvenida es un documento que se envía a los nuevos empleados. Como indica su nombre, sirve para dar la bienvenida a los empleado, pero también para ampliar sus conocimientos sobre la empresa y facilitar el proceso de incorporación. También incluye la normativa de la empresa, sus valores y, por supuesto, el organigrama de la empresa.
Además, un buen plan de bienvenida sirve para explicar todo lo que una nueva incorporación tiene que saber sobre su puesto de trabajo. De esta manera, podrá incorporarse lo antes posible al flujo de trabajo de la empresa y podrá optimizar al máximo su tiempo desde el primer momento. Y, por si fuera poco, no tendrá que estar constantemente preguntando a sus superiores, ni tendrá que tener a alguien pendiente de él.
- Fija reuniones periódicas
Existen cientos de recursos que sirven para fomentar la comunicación escrita, pero ninguno puede sustituir a la comunicación oral. La espontaneidad de esta última permite interacciones más sinceras en las que pueden salir a la luz los problemas a los que se enfrenta la organización. Y nada más útil que una reunión para que todo el mundo pueda compartir sus impresiones de manera verbal.
No es necesario programar reuniones diarias, pero sí conviene que el equipo se reúna periódicamente, cada una o dos semanas. Las reuniones son útiles para compartir diferentes puntos de vista, sí, pero también para organizar equipos de trabajo, para conocer el estado de los proyectos y para compartir datos relevantes para el resto de los compañeros.
- Establece un buzón de sugerencias
Como ya hemos dicho, la comunicación interna debería ir en ambas direcciones: de arriba abajo y de abajo arriba. Sin embargo, a veces los empleados, por temor a las represalias, evitan realizar quejas o sugerencias.
En este caso, instalar un buzón de sugerencias puede ser una buena forma de facilitar el flujo de información por parte de los empleados. Gracias al anonimato, los trabajadores podrán olvidarse de la vergüenza, la incomodidad y el miedo y opinar libremente, siempre desde el respeto, de los asuntos que incumben a la empresa.
- Crea una intranet o un boletín para facilitar la comunicación
Un error muy común que se comete en las empresas es no centralizar los canales de comunicación. A menudo las noticias importantes se transmiten a través de canales personales, o incluso a viva voz, y se corre el riesgo de que el grueso de la información se pierda por el camino.
Por suerte, a día de hoy resulta muy fácil implantar herramientas que mejoran la comunicación interna, como los boletines de noticias o las intranets. Mientras que el boletín es una publicación que se elabora periódicamente, la intranet es una red exclusiva para empleados que sirve para compartir información relacionada con la empresa.
En Tilde Comunicación tenemos experiencia elaborando boletines de noticias y utilizando intranets de clientes, por lo que podemos ayudarte a elaborar y sacar el máximo partido a estas herramientas.
- Contrata los servicios de una agencia de comunicación
La comunicación es un valor intangible que a veces se pasa por alto. Erróneamente, algunos empresarios creen que cualquier puede encargarse de ella y ponen a gente de otros ámbitos al control de la comunicación interna, provocando dos cosas: que quien la lleva no se sienta a gusto, pues su trabajo no se adapta a sus aptitudes, y que el flujo comunicativo no sea de calidad.
Al contratar a una agencia de comunicación le estarás dando a la comunicación interna el valor que se merece. Un buen profesional de la comunicación sabrá qué palabras utilizar para decir las cosas y qué plataforma es más útil para compartir según qué mensaje. Además, podrá ayudarte a poner en marcha iniciativas como blogs para empleados, newsletters o revistas internas.
En Tilde Comunicación llevamos más de veinte años creando contenidos y, a lo largo de nuestra trayectoria, multitud de empresas han confiado en nosotros para cuidar de su comunicación. Si tú también quieres probar nuestros servicios, pídenos un presupuesto ¡y te asesoramos!