¿Cómo mejorar una intranet? Guía para dummies

Lucía Lorenzo 17 junio 2022

Ya hemos hablado con anterioridad de la intranet: una red de contenidos digitales cuya función es mantener comunicados a los empleados.

Aunque por su nombre cabría confundirlo con internet, en realidad son dos conceptos diametralmente opuestos. Mientras que internet es una red abierta a la que puede acceder todo el mundo, una intranet es una red privada a la que solo pueden acceder los miembros de una empresa.

Se trata de una especie de oficina virtual donde todas las partes de la compañía pueden compartir contenidos, colaborar, informar y mantenerse informados. Su origen data de mediados de los 90, cuando el Dr. Steven L. Tellen acuñó este término. Por aquel entonces la intranet era, sencillamente, la red interna de una empresa.

No obstante, el paso del tiempo ha hecho que «intranet» y «comunicación interna» sean dos conceptos inseparables. A día de hoy solo es posible concebir la intranet como un canal a través del cual compartir conocimiento e información con el resto de la empresa.

Intranet vs extranet

Una intranet es una red de trabajo privada a la que solo tiene acceso el personal de la empresa.

Este tipo de redes pueden estar alojadas:

  • En una red de área local (LAN, por sus siglas en inglés). Es decir, en una red de computadoras ubicadas en un espacio reducido y unidas entre sí a través de un servidor.
  • En la nube. Pese a lo que suele pensarse, las intranet alojadas en la nube son seguras y, como ventaja añadida, permiten que los usuarios se conecten desde cualquier ubicación física. Por lo tanto, con esta opción sería posible teletrabajar.
intranet lan

La intranet ofrece un espacio de colaboración para tus empleados: un medio a través del cual pueden trabajar y estar al tanto de las últimas novedades en la empresa.

No debes olvidar que la intranet es una red exclusiva para empleados. Por su parte, la extranet sirve para conectar la empresa con los equipos externos que colaboran con la empresa.

No obstante, cabe destacar que la extranet está dentro de la intranet. Para que sea más fácil entender la naturaleza de esta herramienta, es útil que pienses en ella como una ramificación de la intranet. También puedes imaginarla como una sala anexa a un edificio a la que se puede entrar desde fuera, pero que no da acceso al resto del edifico.

En definitiva, la extranet es una pequeña red dentro de la intranet que permite conectar el interior de la empresa con los actores externos que tienen relación con la empresa: clientes, proveedores, agencias de comunicación

Elementos que no pueden faltar en una intranet moderna

Los tiempos cambian y la forma de trabajar también. Las herramientas que se usaban hace treinta años deben someterse a actualizaciones si no queremos que queden en desuso.

Algunos elementos imprescindibles a día de hoy en una intranet son:

  • Barra de búsqueda

¿Quién no ha entrado alguna vez a una web y ha observado horrorizado que la única manera de encontrar un determinado contenido era navegando entre el mar de contenidos antiguos de la página?

Esta tara es especialmente sangrante en una intranet. Su cometido es hacer más sencillas las vidas de los empleados y, por lo tanto, debe contar con un buen sistema de búsqueda que les permita encontrar de manera rápida la información que necesitan. Si habilitas un motor de búsqueda efectivo estarás velando por la productividad de los empleados y de la empresa.

La compañía OpenKM publicó un informe ene el que revelaba que los trabajadores emplean un 36% de su jornada laboral. Con una intranet bien organizada y un motor de búsqueda funcional, puedes reducir notablemente el número de horas que tus empleados pasan buscando información.

intranet
  • Diseño responsive

Esta herramienta, en su origen, estaba diseñada para conectar a los miembros de una empresa dentro de la propia empresa. Por aquel entonces nadie se imaginaba que, dos décadas después, una pandemia asolaría el mundo y convertiría el teletrabajo en la única salida para que las empresas siguieran funcionando.

En este contexto es prácticamente indispensable que la intranet tenga un diseño responsive. O lo que es lo mismo, que esté diseñada de forma que pueda adaptarse a distintos tipos de dispositivos: ordenadores de mesa, portátiles, móviles, tablets

Este no es solo un detalle a tener en cuenta por aquellas empresas que permiten el teletrabajo o la jornada laboral flexible. Si tu intranet se adapta a varios dispositivos tus empleados podrán trabajar en el tren de camino a un congreso, por ejemplo, o cuando por un motivo excepcional tengan que quedarse en casa, aun estando en condiciones de trabajar.

  • Canales de colaboración

Esta característica es especialmente importante si tu empresa está compuesta por un gran equipo compuesto, a su vez, por personas que residen en diferentes localizaciones.

Cuando entre oficina y oficina hay cientos de kilómetros de por medio, puede ser difícil cuadrar las agendas para llevar a cabo proyectos colaborativos. Esto se complica aún más si dichas oficinas están ubicadas en países lejanos, con husos horarios diferentes.

Tener una intranet común a todos estos equipos permitirá establecer canales de colaboración atemporales, a través de los cuales se podrán alcanzar los objetivos comunes de la manera más rápida y efectiva posible.

  • Varios administradores

Imagina el siguiente supuesto: eres el director del departamento de marketing de tu empresa y necesitas publicar una noticia importante para tu equipo, pero no tienes permiso para hacerlo.

Parece poco útil, ¿verdad? Y, sin embargo, algunas empresas aún tienen un solo administrador en su red interna. Algo que ralentiza los procesos.

¿La solución? Tener habilitados varios administradores, cada uno con funciones adecuados a su rango, para que la comunicación fluya de manera adecuada.

¿Por qué es útil que cuentes con una intranet para tu empresa?

  • Permite a los empleados ser más productivos.
  • Aumenta la fluidez de la comunicación interna.
  • Reduce el número de horas dedicadas a la búsqueda de información.
  • Facilita el acceso a dicha información.
  • Promueve la transparencia y la confianza en la organización.
  • Centraliza el flujo informativo en un solo canal.

Casos de éxito

¿Sabías que el grupo Nielsen organiza de forma anual unos premios destinados a elegir las mejores intranets del año? En 2021 la capacidad de respuesta de las empresas ante la Covid-19 marcó los resultados de los premios. Algunas de las ganadoras de la última edición fueron:

  • Baker Hughes: una compañía energética que, para dar respuesta a las demandas de sus empleados, crearon una página de recursos sobre la Covid-19. Gracias a esta implementación todos los empleados podían consultar información actualizada sobre temas de salud y bienestar. Además, crearon también una página donde los líderes de los equipos podían descargar recursos con los que transmitir las últimas informaciones a sus subordinados.
  • Cathay Pacific Airways Ltd: una aerolínea que creó el Covid Corner, un repertorio de contenidos a través del cual el equipo podía consultar las últimas restricciones que afectaban al sector.
  • Commonwealth Care Alliance no solo promovió el acceso a recursos para mantener informados a sus empleados y facilitar el teletrabajo. Además, para volver a la presencialidad, estableció una serie de requisitos que se debían completar a través de la intranet. Aquellos que deseasen volver a la oficina tenían que obtener, primero, la aprobación de su superior; después, debían realizar una formación y, por último, rellenar un formulario diario acerca de su estado de salud.

Nada de esto hubiese sido posible sin una red interna bien estructurada, fácil de usar y plagada de recursos útiles. En Tilde Comunicación contamos con experiencia en la utilización de intranets de clientes. Por eso estamos seguros de que podemos ayudarte a elaborar contenidos de valor para tu intranet. Si quieres saber más pídenos un presupuesto ¡Y te asesoramos!

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