💬 ¿Cómo diseñar un plan de comunicación?
Lo creas o no, la comunicación es una pieza esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa. No importa el sector dentro de que se enmarque, ni el tipo de producto o servicio que ofrezca: todo negocio necesita comunicarse con sus clientes (tanto externos como externos) para poder alcanzar así las metas planteadas. Sin embargo, tu estrategia comunicativa no debería estar regida por el azar. Por eso es fundamental contar con un plan de comunicación para tu negocio.
¿Qué es un plan de comunicación y qué funciones cumple?
El plan de comunicación es un documento que sirve para marcar la manera en la que un negocio se comunica con su audiencia. Contiene una serie de objetivos a conseguir y detalla las acciones a seguir para lograr dichos objetivos. Puede ser:
- Un plan de comunicación externa, dirigido al público externo a la empresa, ya sean clientes potenciales, accionistas, distribuidores, colaboradores… Sirve para dar a conocer la marca, mejorar su imagen y captar clientes. Puede desarrollarse a través de medios tradicionales (vallas publicitarias, prensa, televisión, radio…) o a través de internet.
- Un plan de comunicación interna, dirigido al público interno de la empresa, es decir, a sus trabajadores. El objetivo es mantener a todas las partes informadas de los sucesos relevantes que incumben a la empresa y promover la transparencia, esencial para que todo funcione correctamente.
Cuando te lances a elaborar el plan de comunicación de tu empresa debes tener en cuenta que su principal función es transmitir la identidad de tu marca de forma unificada. El plan de comunicación sirve para hacer entender a tu público qué pretende conseguir tu empresa y a través de qué medios, es decir, cuáles son sus metas, su misión, su visión y sus valores.
Además, el hecho de disponer de una correcta planificación de las acciones comunicativas de tu empresa puede ayudarte a prevenir y paliar a tiempo las futuras crisis de reputación.
Ventajas de contar con un plan de comunicación externo
Cuando las empresas comienzan a planificar su comunicación es recomendable que establezcan objetivos a corto, medio y largo plazo. Una planificación de este tipo suele abarcar las estrategias de un año completo. Por lo que si se establecen las acciones de manera inteligente, será posible unificar los mensajes y solidificar la imagen de tu marca.
Además, la investigación previa y el grado de éxito o fracaso conseguido con las acciones comunicativas que pones en marcha te servirán para conocer a tu público objetivo. De esta manera, cada vez será más sencillo localizar los errores y afinar las estrategias que debes utilizar para lograr tus metas.
Por otra parte, la constancia que requiere elaborar y seguir un plan de estas características te ayudará a aumentar la visibilidad de tu marca.
Y, por supuesto, el hecho de planificar las acciones comunicativas de tu negocio te ayudará a conocer qué recursos y cuánto tiempo se necesita para llevar a cabo la estrategia comunicativa. De este modo, podrás ajustar el presupuesto y destinar una cantidad de recursos realista a la comunicación.
Ventajas de contar con un plan de comunicación interno
La principal ventaja de un plan de comunicación interno es que ayuda a unificar la identidad de la marca. De este modo, logra que todos los empleados se sientan parte de la empresa. Esto ayudará a aumentar la productividad.
Además, al promover la identificación de los empleados con la empresa conseguirás mejorar la relación de los mismos. Es una buena forma de aumentar la fidelidad de los trabajadores y de conseguir la retención de talento.
Por otra parte, planificar las acciones de comunicación interna ayuda a que ninguna información relevante se quede en el tintero. Así se promueve la transparencia y se impulsa un flujo comunicativo bidireccional: la empresa comunica a los empleados todo lo que es relevante para ellos y los empleados, por su parte, comparten su punto de vista con la empresa, lo que permite corregir las debilidades y reforzar las fortalezas de la misma.
Pasos para diseñar tu propio plan
1. Realiza un análisis interno y externo
Es fundamental que analices:
- El entorno, mediante un análisis de mercado. Este tipo de análisis estudia el contexto en el que se encuentra la empresa, identifica a los competidores de la misma y analiza las acciones que estos llevan a cabo.
- Al público, pues es necesario saber a quién vas a dirigir tus mensajes para optimizar las acciones comunicativas. Antes de ponerte a comunicar es esencial que conozcas aspectos como la edad, el género, el lugar de residencia y el nivel de ingresos de aquellos a los que quieres llegar.
- A la empresa, mediante un análisis DAFO. Este tipo de análisis te permite conocer las debilidades de la empresa y las amenazas a las que se enfrenta, pero también sus fortalezas y las oportunidades que puede aprovechar.
2. Plantea tus objetivos
Las acciones a desarrollar dependen directamente de aquello que deseas conseguir. Algunos objetivos comunes son: conseguir leads, dar a conocer tu empresa, aumentar el alcance de tus acciones, conseguir una comunidad sólida en redes sociales…
Recuerda que los mejores objetivos siempre son específicos, medibles, alcanzables, están orientados hacia los resultados y se establecen dentro de un periodo de tiempo concreto.
3. Define los mensajes
Es necesario que tengas en cuenta el público al que te diriges y los objetivos que deseas alcanzar.
Por supuesto, todo mensaje debe ser claro y tener una ortografía cuidada. Además, el tono debe ser acorde al público al que te diriges y al canal a través del que te comunicas: si tu intención es llegar a un público adolescente a través de Instagram entonces no deberías escribir textos largos y formales, sino publicaciones llamativas, donde lo gráfico prime sobre la palabra.
Ten en cuenta que un buen mensaje tiene que llamar la atención.
4. Destina los recursos necesarios para llevar a cabo tu plan
Que la comunicación sea un activo intangible no significa que no necesites establecer un presupuesto para la misma. Las acciones publicitarias, el contacto con los medios, el análisis del entorno… Todo ello tiene un coste. Y, además, necesitas contar con un equipo de comunicadores capaces de desarrollar el plan.
Si dentro de tu empresa no cuentas con empleados capaces de llevar la comunicación de tu empresa, no te preocupes. Una consultora de comunicación externa puede hacer el trabajo comunicativo por ti.
5. Elige los medios que quieres utilizar
Pueden ser:
- Medios online: redes sociales, página web, blog corporativo, intranet, newsletters…
- Medios tradicionales: prensa, radio, televisión, carteles, vallas publicitarias, eventos…
6. Elabora un calendario de acciones
Para alcanzar los objetivos que planteaste al principio de tu plan de comunicación debes poner en marcha acciones a corto, medio y largo plazo. La mejor forma de organizarte es elaborando un calendario donde cada acción comunicativa aparezca ubicada en el tiempo y donde, además, se especifique la continuidad de las mismas.
7. Mide los resultados
La medición de resultados te ayudará a saber si las acciones puestas en marcha son las adecuadas para conseguir los objetivos planteados. De esta manera, sabrás si es necesario mejorar, cambiar o mantener tu estrategia comunicativa.
Crear un plan de comunicación no es fácil, pero es necesario. Si crees que tu equipo no está preparado para elaborar un documento de estas características, quizás sea el momento de confiarle la tarea a una consultora de comunicación externa capaz de analizar vuestra situación desde una perspectiva más objetiva.
Si quieres que te ayudemos a blindar tu empresa ante la crisis, no lo dudes. Pídenos un presupuesto ¡Y te asesoramos!