📰​ ¿Cómo crear un plan de crisis corporativo?
Si hay algo que debe tener bien claro cualquiera que desee llevar su propio negocio es que ninguna empresa es inmune a las crisis. Es precisamente por eso por lo que todos los emprendedores deberÃan saber elaborar un plan de crisis.
Y es que hay cientos de factores que influyen en los resultados de una empresa: su entorno socioeconómico, sus trabajadores, sus competidores, sus proveedores, los medios de comunicación…
Lamentablemente es muy complicado mantener controlados todos estos aspectos y no siempre será posible frenar las circunstancias desfavorables. Sin embargo, el objetivo de elaborar un plan de crisis no es reducir al cero los riesgos, sino estar preparados para afrontarlos y asà lograr que el impacto negativo sea el mÃnimo posible.
¿Qué es exactamente un plan de crisis?
Un plan de crisis es un documento que explica cómo deben actuar los miembros de la empresa en caso de crisis. La finalidad de contar con un documento de estas caracterÃsticas es reducir el impacto perjudicial de la crisis y volver a la normalidad lo antes posible.
Para ello, es necesario contemplar todas las posibles amenazas. Una vez descritas, el documento pasarÃa a describir el protocolo de actuación que debe seguirse dentro de la empresa para afrontar dichos peligros. Por supuesto, cuanto más detallado esté el plan más posibilidades tendrás de sortear los posibles contratiempos.
Quizás te estés preguntando ¿Realmente es necesario detallar todas las posibles crisis? ¿No serÃa más útil elaborar un documento genérico que sirva para todas? La respuesta es sencilla: no.
Piensa: ¿Qué harÃas para solucionar una crisis de reputación provocada por una noticia publicada en un medio generalista? Y sea cual sea tu respuesta, piensa: ¿PondrÃas en marcha la misma solución si el problema al que se enfrenta la empresa fuese una brecha de seguridad en los servidores? ¿No? Por eso necesitas tener planificada tu actuación en tantos escenarios como sea posible.
Pasos para crear un plan de crisis corporativo
- Elige a los encargados de gestionar el plan de crisis
El primer paso siempre deber ser confeccionar el equipo que se encargará de la gestión de las crisis.
No hay ninguna pauta a seguir para crear un equipo infalible, asà que te recomendamos que uses la intuición. Nadie conoce mejor que tú tu negocio. Por lo tanto, nadie sabe mejor qué miembros del equipo tienen habilidades organizativas y de liderazgo, dos factores muy importantes en caso de que os topéis con algún desafortunado imprevisto.
Si tu empresa es grande, entonces es recomendable contar con al menos un miembro de cada equipo. De este modo, los elegidos podrán guiar a sus departamentos, a los que ya conocen. Y, por supuesto, no te olvides de incluir a un experto en comunicación capaz de sofocar los efectos negativos en caso de que haya una crisis de reputación.
- Analiza las posibles amenazas
Una vez elaborado el equipo de gestión de crisis, reúnete con ellos para evaluar las amenazas a las que podrÃa enfrentarse la empresa.
Hay muchas maneras de llevar a cabo este paso. Podéis hacer una lluvia de ideas y seleccionar todas aquellas posibilidades que resulten verosÃmiles. Podéis analizar vuestro mercado y observar a qué peligros se han enfrentado empresas de caracterÃsticas similares. O bien podéis realizar un análisis DAFO, que os servirá para descubrir vuestras debilidades y las posibles amenazas, pero también vuestras oportunidades y fortalezas.
Una vez hayáis decidido cuáles son las crisis más probables a los que podrÃa hacer frente tu empresa, entonces podéis pasar a estudiar los efectos que tendrÃa cada amenaza.
Es imprescindible que estudiéis todos y cada uno de esos riesgos por separado, pues no todos se desarrollarán igual. Una noticia malintencionada podrÃa dañar gravemente vuestra reputación y generar pérdidas. Mientras que una importante innovación por parte de vuestro principal competidor quizás no afecte a vuestra imagen, pero sà os haga perder clientes.
- Especifica las acciones a realizar ante cada amenaza
Una vez delimitado el impacto de cada amenaza podréis plantearos cómo actuar en cada caso. Es importante que elaboréis el plan de crisis en un momento de calma. De esta manera, la ausencia de estrés os permitirá pensar con claridad y contemplar todas las opciones posibles.
Cada acción especÃfica deberÃa ir acompañada de uno o varios encargados. Por ejemplo, en el caso de una crisis de reputación quizás sea necesario que el dueño de la empresa salga a dar una rueda de prensa y que mientras tanto el responsable de la comunicación externa contacte con los medios de comunicación para que se hagan eco de vuestra versión.
Cuanto más detallada esté cada acción, mejor. Especificad quién debe dar la noticia a los empleados, con qué medios contactar, cómo comunicarse con los accionistas… Además, todo el equipo debe comprender perfectamente el plan a seguir.
- Mantén el documento actualizado
Un plan de crisis funcional debe mantenerse actualizado. Lo ideal es que se revise cada pocos meses o, como mucho, una vez al año.
¿El motivo? Pueden surgir riesgos que antes no habÃais contemplado. Por ejemplo, un plan elaborado a finales de 2019 no serÃa adecuado para afrontar la pandemia que nos azotó en 2020, pues no contarÃa con los confinamientos, ni con las bajas por contagio.
Además, una vez os enfrentéis a una crisis es recomendable que analicéis la utilidad del plan de crisis: ¿Hasta qué punto fueron efectivas las acciones planeadas? ¿Qué aspectos del documento tuvieron éxito? ¿Cuáles fracasaron? ¿Qué cambios es necesario incorporar?
Crear un plan de crisis no es fácil, pero es necesario. Si crees que tu equipo no está preparado para elaborar un documento de estas caracterÃsticas, quizás sea el momento de confiarle la tarea a una agencia de comunicación externa capaz de analizar vuestra situación desde una perspectiva más objetiva.
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