6 errores comunes de comunicación interna que debes conocer
La comunicación interna bien hecha puede marcar la diferencia en un negocio. Con los sistemas y procesos adecuados, tu equipo puede estar más motivado y trabajar más eficientemente que nunca. Sin embargo, hay que invertir tiempo y esfuerzo en planificar cómo comunicarse con el equipo. Si no lo hacemos bien, puede causar más problemas de los que resuelve.
Una mala comunicación interna puede afectar el ánimo del equipo, disminuir las ganancias y hacer que la gente quiera dejar la empresa. Según un informe del Work Institute, reemplazar a un empleado puede costar a la empresa un tercio de su salario anual.
Si los empleados no están contentos, es más probable que busquen otro trabajo, y además, suelen ser menos productivos, así que tiene mucho sentido resolver cualquier problema en la comunicación interna.
Por eso, vamos a hablar de algunos errores que a veces cometemos en la comunicación interna, cómo afectan el rendimiento del equipo y cómo podemos evitarlos. Si sigues estos consejos, podrás mejorar la forma en que tu empresa se comunica internamente y empezarás a ver los beneficios.
Quedarnos con métodos antiguos
Aunque ya todos usamos teléfonos móviles en el trabajo, muchas veces no aprovechamos todas las posibilidades que ofrecen. En vez de eso, seguimos usando cosas como el correo electrónico o documentos impresos. Claro, todavía son útiles en algunos casos, pero ¿son realmente los mejores métodos hoy en día?
Consecuencia
Los correos electrónicos a menudo se pierden entre un montón de mensajes, y los documentos impresos se suelen perder también, olvidados al final del día.
Solución
Muchos métodos antiguos ya no funcionan bien en el ambiente laboral actual. No llegan a las personas cuando más se necesita. Una aplicación para comunicación interna es mucho mejor para transmitir información a todos. Puedes separar la información por tema o grupo de personas y hacerla accesible para quienes trabajan desde casa.
Estas aplicaciones suelen ser más relajadas, algo importante para la Generación Z, que está acostumbrada a las redes sociales. Al darles canales de comunicación que les gustan, será más fácil comunicarse con ellos.
No tener un plan de comunicación interna
Uno de los errores más grandes es no tener un plan detallado de cómo comunicarnos internamente. A veces pensamos que solo tenemos que dar la información cuando la tenemos, pero hay más que eso.
Consecuencia
Si no tenemos un plan, la comunicación interna puede hacer más mal que bien. Si no mantenemos una comunicación regular y planificada, la gente se desinteresa. Si de repente dejamos de comunicarnos de manera constante, la gente se olvida de nosotros. Y si no tenemos un propósito claro en lo que decimos, es mejor no decir nada.
Solución
Para saber dónde estamos fallando en la comunicación, tenemos que analizar cómo lo estamos haciendo. Esto nos mostrará los problemas y podremos fijarnos metas específicas.
Por ejemplo, podríamos aumentar la participación en un 20% en los próximos tres meses o recibir un número determinado de respuestas en una encuesta de comunicación interna. Esto hay que compartirlo con el equipo para ser transparentes y tener un camino claro a seguir. Además, la meta es mantener una comunicación constante para mantener el contacto con el equipo.
Ignorar la opinión de los empleados
Aunque sabemos que la opinión de los empleados es importante, no siempre la aprovechamos al máximo. A veces, las malas formas de comunicación hacen que los empleados no se sientan cómodos expresando sus opiniones. Pero esto tiene consecuencias.
Consecuencia
A menudo ignoramos lo que los empleados nos dicen. Hay una gran diferencia entre lo que los jefes piensan y lo que realmente piensan los empleados. Cuando los empleados sienten que no los escuchamos, dejan de dar su opinión, lo que lleva a menos compromiso y productividad.
Solución
Hacer que los empleados se sientan cómodos para hablar con los jefes puede llevar a nuevas ideas y soluciones. También ayuda a resolver problemas más rápido. Primero, hay que encontrar formas de comunicarse que funcionen para todos. No todos quieren lo mismo. La comunicación interna tiene que ser un camino de ida y vuelta. Las aplicaciones y tendencias de comunicación interna suelen tener formas flexibles de dar retroalimentación que se adapten a todos.
Mandar mensajes complicados
A veces mandamos mensajes que son difíciles de entender. A menudo vienen de los jefes, que asumen que todos saben lo que ellos saben. La comunicación interna efectiva debe ser simple y directa, poniendo el foco en lo importante. Esto es especialmente importante cuando hay cambios, porque todos tienen que entender lo que está pasando.
Consecuencia
Cuando los mensajes son confusos, se prestan a malentendidos y rumores. Si un empleado interpreta mal un mensaje, esa interpretación se esparcirá más rápido que el propio mensaje. En momentos de crisis, la comunicación incoherente puede causar problemas graves. La simplicidad siempre es clave en la comunicación interna.
Solución
Si puedes decir algo en dos palabras en lugar de diez, hazlo. No solo ahorra tiempo, sino que también aumenta la posibilidad de que la información se entienda correctamente. Aunque suene un poco formal, usar un lenguaje claro y directo, junto con viñetas y negritas, ayuda a que la gente comprenda mejor. Si estás buscando mejorar la comunicación interna, la claridad debe ser tu objetivo.
Confiar demasiado en la cadena
A veces pensamos que si le decimos a unas cuantas personas claves, ellos se encargarán de decirles a todos los demás. No siempre funciona así. Aunque parece más eficiente, a menudo complica las cosas.
Consecuencia
¿Cómo podemos estar seguros de que todos recibieron el mensaje? Incluso si un jefe pasa la información a la mayoría de sus empleados, es probable que se olvide de alguien. Y aun si pasan la información, no la interpretarán igual. Además, no podrán responder a las preguntas que surgen. Los empleados tendrán que hablar directamente con los jefes, aumentando la insatisfacción y la incertidumbre.
Solución
La única manera de asegurarte de que todos entiendan el mensaje es comunicándote directamente con cada uno. Sin embargo, con más personas trabajando desde casa, esto es más difícil. Las aplicaciones de comunicación interna son útiles para conectarte con todos, sin importar dónde estén. Así puedes asegurarte de que el mensaje correcto llegue a todos de manera directa e instantánea.
No evaluar los resultados
Uno de los errores más comunes es no medir qué efecto tienen nuestros mensajes. Es importante comparar cómo interactúan los diferentes equipos y medir cuánta gente está involucrada. Sin esto, estamos a ciegas. Solo cuando vemos los resultados podemos mejorar.
Consecuencia
Sin medición, la comunicación interna puede desviarse de su objetivo. Como mencionábamos al principio, con los métodos tradicionales no es fácil analizar los resultados. Los correos electrónicos se envían sin saber si se leen y, aunque las redes sociales fomentan el intercambio, no siempre es posible analizarlo bien.
Solución
Una buena aplicación de comunicación interna proporciona herramientas para medir la participación. Los informes te dicen quién está leyendo y actuando en los mensajes. También puedes ver qué tan bien funcionan tus estrategias. La idea es analizar, evaluar y actuar en base a los resultados. Solo si analizamos constantemente los resultados podemos mantener una comunicación interna efectiva.
En Tilde Comunicación llevamos dos décadas navegando por internet. A lo largo de este tiempo, hemos ayudado a numerosas empresas a mejorar su comunicación y a conseguir que su día a día sea más productivo.
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