📈​ 5 beneficios increÃbles de tener un portal del empleado
No es la primera vez que hablamos de las bondades que supone tener un portal del empleado o intranet.
Esta herramienta es un canal de comunicación digital que facilita la transmisión de información entre las diferentes partes de una empresa. Cada vez más empresas se deciden a implementar una, especialmente en un momento en el que el empleo en remoto tiene tantÃsimo peso en el ámbito laboral.
No obstante, no todo el mundo conoce los beneficios que supone tener un portal del empleado. Por eso hemos redactado este artÃculo con el fin de explicar cuáles son sus ventajas y cómo podemos sacarle el máximo partido a este canal.
Estos son los 5 principales beneficios de contar con un portal del empleado
Si nos pusiésemos a enumerar todas las ventajas que supone utilizar un portal del empleado probablemente no acabarÃamos nunca. Por eso hemos decidido centrarnos en los 5 beneficios que, a nuestro parecer, hacen de esta una herramienta imprescindible.
El portal del empleado facilita el acceso a la información
Que la información llegue a todos los empleados por igual se ha convertido en uno de los mayores hándicaps de las empresas. Especialmente ahora que el trabajo en remoto está en alza.
En ocasiones, los responsables de los equipos y los principales directivos cometen el error difundir la información únicamente en el lugar de trabajo, de modo que unos empleados acaban estando más informados que otros.
Esto puede llegar a generar rencillas, puede minar el sentimiento de pertenencia a la empresa de los trabajadores que teletrabajan e incluso puede provocar que se extiendan rumores difÃciles de extinguir.
En este contexto, el portal del empleado se convierte en una plataforma capaz de democratizar el acceso a la información útil. Estén donde estén, los trabajadores pueden consultar las últimas noticias, obtener información sobre sus condiciones de trabajo, conocer los eventos en los que participa la empresa, comunicarse con los miembros de su equipo…
En definitiva, un buen portal del empleado, repleto de información de valor, reduce la incertidumbre y el desconocimiento y, por consiguiente, el riesgo de cometer errores.
Acelera las tareas y permite ahorrar tiempo
No importa si tienes una gran empresa o si estás al frente de una pyme ¿A quién no le suena el bombardeo de preguntas constante de los empleados que desean saber, por ejemplo, qué dÃas tienen disponibles para sus vacaciones, o dónde pueden consultar sus nóminas?
Se tratan de lo situaciones de lo más normal. Sin embargo, reducen el tiempo y la productividad de quienes se encargan de gestionar la información.
Lo bueno del portal del empleado es que puedes personalizarlo tanto como desees. Por lo tanto, permite llenarlo de información útil y eliminar tareas que pueden automatizarse.
Los empleados tienen la posibilidad de descargar sus nóminas, sus dÃas libres y sus beneficios sociales en su área privada. Por otro lado, los responsables de recursos humanos y el equipo directivo pueden quitarse de en medio tareas repetitivas gracias a la automatización de los procesos.
Reduce las dudas de los empleados
No todo el mundo tiene la misma personalidad, la misma confianza en sà mismo ni la misma experiencia en el mundo laboral.
Ponte en situación: acabas de empezar en una empresa y no te ha quedado claro uno de los puntos importantes del funcionamiento de la misma.
Sabes que deberÃas preguntar, pero todo el mundo está muy liado y no quieres molestar. Tienes dos opciones: seguir adelante a ciegas o robarle un poco de tiempo a un compañero formulándole tu duda.
La existencia de un portal del empleado completo y funcional te da una tercera opción. Allà puedes consultar toda la información útil.
El hecho de saber que existe un recurso donde están las respuestas a todas tus preguntas no solo sirve para tranquilizar a los nuevos trabajadores. Además, permite que todo el mundo se sienta más confiado y reduce el estrés y la ansiedad.
Favorece la comunicación bidireccional
Cualquiera que haya pisado alguna vez el mundo laboral tiene claro que la comunicación descendente es de vital importancia. Los responsables de una empresa deben guiar a los trabajadores en su dÃa a dÃa, establecer objetivos, repartir tareas y organizar los equipos.
No obstante, también es de vital importancia que la información fluya en la otra dirección. Los empleados advierten más rápidamente los fallos que tienen lugar en los procesos del dÃa a dÃa.
Ellos mejor que nadie saben si los objetivos propuestos son realistas, si el tiempo que se dedica a cada tarea es el acertado, si los proyectos van por buen camino… Esa información puede evitar que los errores trasciendan y lleguen hasta los consumidores.
El feedback de los consumidores es importante. Pero es la opinión de los empleados la que puede convertir a una empresa en la mejor versión de sà misma.
Facilita la comunicación y la identificación con el resto de equipos (y con la empresa)
Se ha dicho muchas veces que los medios digitales reducen la distancia entre las personas, algo que no deja de ser cierto en el mundo empresarial.
Antes de que llegasen las tecnologÃas de la información y la comunicación, sentirse identificado con los compañeros que no formaban parte de tu equipo de trabajo era difÃcil. Especialmente si algunos de esos equipos se encontraban en las sedes de otras ciudades.
El portal del empleados no solo facilita la comunicación entre los trabajadores. Además, les permite conocer los eventos a los que asisten, las iniciativas que proponen, los proyectos en los que trabajan…
En definitiva, ayuda a que todos los empleados se sientan parte de una misma familia.
¿Cómo deben presentarse los contenidos del portal del empleado?
Si quieres diseñar un portal del empleado que te permita aprovechar estos beneficios, entonces tienes que procurar que los contenidos sean de la mejor calidad.
Es importante que la información se presente de forma clara y concisa. Además, debe ser accesible, por lo que debemos procurar que la interfaz sea intuitiva y fácil de usar.
Dentro de cada una de las piezas informativas, la información debe estar jerarquizada y presentada de forma atractiva. Lo primero sirve para que los empleados puedan comprender los datos más importantes de un solo vistazo. Lo segundo, para llamar su atención y lograr que realmente se interesen por lo que publicamos y le den uso a la intranet.
Por ese motivo deberÃa ser el departamento de comunicación el encargado de redactar los contenidos del portal del empleado. Ten en cuenta que los profesionales de la comunicación conocen las normas ortográficas y estilÃsticas necesarias para redactar de la mejor manera posible.
Y si tu empresa no cuenta con un departamento de comunicación, no te preocupes. Ten en cuenta que una consultora de comunicación puede hacer la misma labor. En Tilde gestionamos la intranet de varios clientes y podemos ayudarte a sacarle el máximo partido a la tuya ¿Quieres probar nuestros servicios? ¡Contacta con nosotros!